Der Computer ist wenig stabil. Ein Festplatten-Crash, eine Virenattacke und es kann passieren, dass alle Dokumente nicht mehr lesbar 
sind. Man sollte sich daher auf solche Notsitutationen einstellen. Die Hersteller legen oft eine Rettungs-CD bei, auch die Computerzeitschriften sind voll von Tipps über Backup-Strategien. Allerdings verlangt dies Fachwissen und Grundkenntnisse in Programmierung, ist lästig und zeitaufwändig, sodass viele Computernutzer lieber auf ihr Glück und die Technik vertrauen.
Einfach und schnell ist es dagegen, sich mit einem Image-Backup abzusichern. Dabei wird das Laufwerk oder die Laufwerke, auf denen Betriebssystem und Programme installiert sind, vollständig auf einer externe Festplatte oder DVD kopiert. So etwas wie Namen, Archivattribute oder versteckte Systemdateien interessieren dabei nicht. Man stellt dieses elektronische „Spiegelbild“ mit der freien Software DriveImage XML (1) in wenigen Minuten her. Sollte einmal das Betriebssystem durch Viren außer Kraft gesetzt worden sein, spielt man diese gespiegelte Kopie mit all ihren Dateien einfach wieder auf. Oder auch nur einzelne Dateien davon. Man sollte die Software mit der Funktion „Split large Files“ so einstellen, dass sie die große Image-Kopie des Laufwerks oder der Laufwerke (der Partition), die mehrere Gigabyte umfassen kann, auf mehrere Dateien verteilt. So kann man die Kopie problemlos auf einigen DVDs abspeichern. Es reicht das Image-Backup in größeren Abständen aufzufrischen, vor allem, wenn man neue Software-Versionen aufgespielt hat. Aber achten Sie darauf, die Festplatte vorher sorgfältig auf Viren zu checken, damit Sie diese nicht mitkopieren und so am Leben erhalten.
Dateien und Dokumente, an denen man täglich arbeitet, sollte man in einer anderen Form sichern. Denn bei Dokumenten ist es wichtig, dass nichts verloren geht und man im Notfall auf eine aktuelle und vollständige Fassung zurückgreifen kann. Das betrifft vor allem die Dateien, die gewöhnlich im Ordner „Eigene Dateien“ mit all seinen Unterverzeichnissen abgespeichert werden. Man sollte sie daher weg vom Laufwerk C: auf ein anderes Laufwerk legen. Das kann man, indem man mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis „Eigene Dateien“ klickt, „Eigenschaften“ wählt und beim Zielordner einen anderen Laufwerksbuchstaben einträgt, beispielsweise Laufwerk D: oder E:. Regelmäßige tägliche Änderungen finden übrigens auch innerhalb des Hauptverzeichnisses „Anwendungsdaten“ in den Verzeichnissen „Mozilla“ (hier sind die Daten des Firefox-Browsers) und „Thunderbird“ (hier sind die Email-Daten) inklusive Unterverzeichnisse statt.
Windows bietet ein Backup-Programm an, um diese Dateien zu sichern. Allerdings hat dieses Progamm ein eigenes Komprimier-Format, sodass man unter Umständen unter Windows Vista nicht mehr restaurieren kann, was man unter Windows XP abspeicherte. Nimmt man einen Programm, das im offenen Zip-Format komprimiert, so hat man dieses Problem nicht (2). Man kann täglich, wöchentlich, inkrementell oder differenziell ein Backup herstellen. Jedoch nimmt diese Art Sicherung regelmäßig viel Zeit in Anspruch und eine Automatisierung verlangt einiges an Kenntnissen in der Batch-Programmierung.
Bleibt ein Windows-Werkzeug, das ursprünglich zum Synchronisieren von Verzeichnissen gedacht ist, aber auch schnell und unkompliziert zum Daten-Backup eingesetzt werden kann: der Aktenkoffer. Man stellt auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick einen „Aktenkoffer“ her und zwar mit der gleichen Menufunktion, die man normalerweise zur Herstellung eines neuen Ordners einsetzt. In diesen leeren Aktenkoffer kopiert man den Ordner „Eigene Dateien“ mitsamt des Inhalts, dazu die Ordner „Mozilla“ und „Thunderbird“. Wenn man nun Original-Dateien im Ordner „Eigene Dateien“ oder „Thunderbird“ geändert, gelöscht oder neu geschrieben hat, muss man nur am Ende des Arbeitstages mit der rechten Maustaste auf den Aktenkoffer drücken und „Alles aktualisieren“ auswählen. Und in wenigen Momenten wird der Inhalt des Aktenkoffers so aktualisiert, dass er wieder identisch mit den Original-Ordnern wird. Aber Achtung: Verändern oder löschen Sie niemals Dateien innerhalb des Aktenkoffers mit eigener Hand. In so einem Fall würde die Software bei der nächsten Aktualisierung umgekehrt die Original-Dateien entsprechend der Fassung im Aktenkoffer synchronisieren, d.h. die Original-Dateien ändern oder auch löschen! Und das passiert unwiderrruflich, ohne die Chance, das Gelöschte aus dem Papierkorb zu retten!
Um Missverstädnisse zu vermeiden, sollten Sie darum auch nicht die Synchronfunktion „Alles aktualisieren“ benutzen, wenn Sie Dateien aus dem Aktenordner in das Original-Verzeichnis zurückkopieren wollen. Arbeiten Sie stattdessen mit der normalen Funktion „Bearbeiten/In Ordner kopieren“!. Trotz dieser möglichen Fehlerquelle – die Software ist einfach und man kann damit ohne großen Aufwand den jeweils aktuellen Arbeitsstand sichern.
